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電子郵件作為企業(yè)之間文字交流的工具，郵件內(nèi)容涉及企業(yè)的方方面面。企業(yè)郵箱市場需求越來越大，企業(yè)郵箱使用率也是在逐年增高，企業(yè)雖然已經(jīng)意識到了企業(yè)郵箱的重要性，但并沒有意識到企業(yè)郵箱功能中郵件歸檔的重要性。

企業(yè)為什么要做郵件歸檔?

1審計的需要

發(fā)生在 2001 年的美國安然財務(wù)丑聞事件盡管已經(jīng)過去了十多年，但仍然讓人記憶猶新，這個事件直接促使美國頒布“塞班斯法案”，對上市公司的郵件數(shù)據(jù)的存檔做出了嚴(yán)格的要求，要求企業(yè)保全電子郵件數(shù)字資產(chǎn)、快速檢索、法律證據(jù)搜尋等，做好事后審核規(guī)劃。

2重要郵件的留存

對于企業(yè)內(nèi)部管理，電子郵件的歸檔保存也是不可輕視的工作，電子郵件已經(jīng)大規(guī)模替代了傳統(tǒng)的信函和傳真文件，企業(yè)郵箱中的附件功能也讓電子郵件承載者企業(yè)的核心合同、財務(wù)報表、技術(shù)文檔等核心文件。郵件歸檔系統(tǒng)可以有效歸檔保存和安全備份企業(yè)郵件，并且其可以成為法律證據(jù)來源，因此具有監(jiān)管郵件依法依規(guī)收發(fā)的作用。

3企業(yè)知識庫的重要組成

企業(yè)郵件中包含著的企業(yè)內(nèi)部工作往來溝通、企業(yè)與外部的商務(wù)溝通和業(yè)務(wù)往來的商業(yè)智慧內(nèi)容，是企業(yè)知識庫的重要組成部分，新網(wǎng)郵件歸檔系統(tǒng)的全文搜索功能，可以對郵件標(biāo)題、收發(fā)人、時間、郵件正文的關(guān)鍵字搜索，還可以對郵件中的附件做數(shù)據(jù)挖掘，從而獲取到存儲在郵件內(nèi)容中的商業(yè)智慧或者技術(shù)資料。

企業(yè)郵箱的歸檔不僅能夠?yàn)槲覀儨p輕一部分的工作壓力，也能為我們對企業(yè)往來的信息有個整體的把控，分門別類的進(jìn)行郵件歸檔，可以讓我們及時備份重要信息，所以企業(yè)郵箱的歸檔對企業(yè)來說是非常重要的。